vrijdag 30 september 2011

Innovatieagenda Zijlstra

Vanmorgen voor de KVAN samen met BRAIN in Den Haag aan tafel gezeten met Nationaal Archief/OCW voor een overleg over de invulling van de innovatieagenda die dit najaar opgesteld wordt en waarvoor staatsecretaris Halbe Zijlstra 9 mln. euro beschikbaar heeft gesteld. 
Tijdens dit overleg stond al snel de vraag centraal, wat de belangrijkste uitdaging is voor de sector, met andere woorden, waar moet de focus op liggen? Voor mij is dat heel duidelijk. Al eerder, tijdens de KVAN-dagen, wees ik er op dat de hele sector al jaren spreekt over digitale archivering en e-depot, maar dat we daar in overgrote meerderheid nog niet mee werken. Toch is actieve deelname aan die ontwikkeling de enorme kans die er voor onze professie en de instellingen waar we werken ligt, als we die tenminste grijpen. Conclusie van ons overleg was dat dit inderdaad de focus moet zijn. Een verdere verschuiving dus van onze aandacht van erfgoed naar (digitale) informatie. Wil de archivaris van de toekomst een rol van betekenis spelen, dan moet het roer om. Dat is in het belang van democratie en transparantie. Maar daar zijn sterke archiefinstellingen voor nodig, een deskundige beroepsgroep en bestuurlijk committment. Een nieuwe focus wil overigens niet zeggen, dat we onze erfgoedrol moeten veronachtzamen, wèl dat in het huidge tijdsgewricht onze kans bij uitstek ligt in het aanbieden van informatie, wat trouwens uitstekend aansluit bij het dagelijks groeiende virtuele aanbod van de Nederlandse archieven. Ik moet in dit verband direct denken aan het voorbeeld van onze Stockholmse collega's, daar is in principe de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor alle gemeentelijke informatie en heeft hij een rol gekregen die voorheen ondenkbaar was. Ook al staat dit Zweede e-depot nog in de kinderschoenen, ik vind het een na te streven ideaal.
De innovatieagenda moet de focus op onze nieuwe rol faciliteren. Concreet wordt niet aan landelijke projecten gedacht, maar aan brandpunten van vernieuwing in het land die met innovatiegelden gesteund kunnen worden en die ontwikkelingen elders kunnen bevorderen.
Dit najaar wordt verder overlegd tussen veld en ministerie. Bedoeling is om begin volgend jaar tot een conventant te komen waar Rijk, IPO, VNG, BRAIN en KVAN zich aan committeren. Daarbij wil ik voor de KVAN primair inzetten op opleiding, permanente educatie en het beroepsregister.

zondag 25 september 2011

Deutscher Archivtag

De afgelopen dagen (21-23 september) organiseerde onze Duitse zustervereniging, de VdA, in Bremen de 81. Deutscher Archivtag, daaraan namen rond de 800 archivarissen deel. Ik was daar bij als vertegenwoordiger van de International Council on Archives en had het voorrecht naar goed Duits gebruik een begroetingswoord uit te spreken bij de opening. Keynote speaker was Heribert Prantl, een in Duitsland heel bekend politiek journalist. Hij sprak over archieven als geheugen van de samenleving en over de belangrijke rol die archief en archivaris spelen in de democratie. De Duitsers waren terecht enthousiast over zijn gloedvol betoog, maar ik hoorde eigenlijk niet zoveel nieuws, ik heb de indruk dat wij al veel langer op die lijn zitten. Aardig was zijn opmerking dat archieven evenals de banken systeemrelevant zijn en daarom kost wat kost met goede budgetten overeind gehouden moeten worden.
In de wandelgangen had ik die eerste dag een onverwachte, interessante ontmoeting met Efim Potivar, voorzitter van de Russische vereniging van archivarissen ROIA. Hij bleek uitstekend Engels te spreken. Pivotar wil heel graag de banden met collega's in het westen aanhalen. Hij vertelde mij dat zijn vereniging niet alleen archivarissen samenbrengt, maar ook historici die onderzoek in archieven doen, de klanten dus. Dat is enigszins vergelijkbaar met de situatie bij onze Britse collega's. Gevraagd naar zijn kijk op de toekomst merkte hij op dat Rusland zich helaas steeds verder richting dictatuur ontwikkelt. Maar, zo zei hij, we zijn al eeuwen niets anders gewend!
De Hongaarse vertegenwoordiger meldde ons dat zijn vereniging mede door internationale druk een luisterend oor heeft gekregen bij de regering. Hij verwacht dat de archieven van de geheime dienst behouden zullen blijven. Opnieuw hoorde ik hoe lastig het voor de Hongaren is om internationaal betrokken te zijn, ieder budget daarvoor ontbreekt. Toch hechten zij bijzonder aan internationale uitwisseling. Maar het blijft dus een moeizaam zoeken naar mogelijkheden.
De tweede congresdag was er onder meer aandacht voor de virtuele studiezaal. Mijn indruk is, dat de Duitsers met het ontwikkelen daarvan nog heel terughoudend zijn. Een van de sprekers zag voorlopig zelfs af van het online verzenden van aangevraagde documenten. Om allerlei juridische redenen stuurt zijn archief papieren kopiëen per post (!). Ik bracht in dat ik verwacht dat binnen tien jaar de fysieke studiezaal op de tweede plaats zal komen en dat we onze dienstverlening primair online zullen verzorgen. Dat leek de Duitsers iets dat zij waarschijnlijk zelf niet meer zouden meemaken (en er waren heel wat veertigers in de zaal...). Voorwaarde, zo werd gesteld, was een digitalisering van alle bestanden, voorlopig een onbetaalbaar karwei. Ik haalde daarop het voorbeeld van het Stadsarchief Amsterdam aan, waar al een paar jaar geleden door Jan Boomgaard is gesteld dat alle stukken digitaal beschikbaar zijn op aanvraag van de klant en dat in Amsterdam dus de virtuele studiezaal functioneert. Uit de zaal kwam direct de reactie dat het wel heel jammer is dat klanten dan niet meer het prachtige stadarchief zouden bezoeken.....
De online dienstverlening van archieven kwam ook aan de orde bij de bespreking van de samenwerking die het Landesarchiv Baden-Württemberg is aangegaan met FamilySearch. Ik spitste hier mijn oren. De samenwerking houdt hier in dat FamilySearch voor scans direct doorlinkt naar het Landesarchiv, dat de akten kosteloos toont. Gedachte van het archief is het presenteren van de bronnen in de juiste context. Eigenlijk een prima optie, ook voor het Gelders Archief.
De laatste congresdag informeerde de directeur van het Keulse stadsarchief, Bettina Schmidt-Czaia, ons over de situatie bij haar archief. Binnenkort zal bekend worden welke architect het nieuwe stadsarchief zal gaan bouwen.Vorige maand is de laatste bergingsactie afgerond, met als resultaat dat 95% van de archiefbestanden nu geborgen is; 22% daarvan is in overzichten opgenomen, maar daarvan is pas 44% geïdentificeerd. De komende jaren zal nog een enorme inspanning verricht moet worden om alle stukken te conserveren en zoveel mogelijk bestanden in het online digitale archief te presenteren. Grootste probleem op dit moment is het gebrek aan archivarissen en restauratoren. Ondertussen is Bettina Schmidt een gewild spreker geworden, binnekort reist zij af naar Taiwan voor een conferentie over archieven en rampen; andere sprekers daar zijn Haïtiaanse collega's....
Tot zover enkele van mijn ervaringen in Bremen.

woensdag 14 september 2011

WieWasWie

Ik deel het enthousiasme van Christian van der Ven over WieWasWie. Binnenkort beschikken we over een mooie website met veel informatie en veel mogelijkheden. En inderdaad, de indexen blijven vrij toegankelijk zoals dat via Genlias en Digitale Stamboom ook al het geval was. De scans die archiefdiensten kunnen toevoegen, moeten wèl betaald worden, maar dat is wat nu ook gebeurt, althans bij het Gelders Archief. Ik beschouw dat als extra dienstverlening. Overigens heb ik er geen problemen mee om het downloaden van Gelderse akten op termijn gratis te maken, daarin is ook voorzien in het business model van WieWasWie. En wat de akten betreft die nu nog gratis worden aangeboden door FamilySearch: genealogen moeten dat maar zien als een onverwacht voordeeltje, gevolg van het feit dat overeenstemming tussen de archieven en de Mormonen zo lang op zich laat wachten!

Het kosteloos aanbieden van scans past heel goed in de ontwikkeling die we met het Gelders Archief voor ogen hebben, waarbij we de bordjes op termijn zullen verwisselen. De studiezaal bestaat dan alleen virtueel, is 24/7 geopend, heeft een helpdesk gedurende een fors aantal uren per dag en biedt in principe alle informatie die we beschikbaar hebben. Voor zover stukken nog niet digitaal zijn, zal de virtuele bezoeker die onder bepaalde voorwaarden kosteloos online kunnen laten plaatsen. In ons gebouw kun je tegen die tijd nog wel ontvangen worden, maar daar zal toegang worden geheven. Het lijkt nog ver weg, maar de tijd gaat snel!

Het Gelders Archief heeft al tientallen jaren goede contacten met de Mormonen, die in 2007 zijn begonnen met het scannen van Gelderse akten van de Burgerlijke Stand. Zonder hun inzet zou het voor ons onmogelijk zijn om binnen afzienbare tijd de akten digitaal beschikbaar te krijgen. We zullen dan ook een overeenkomst met hen sluiten.

Nog een enkel woord over WieWasWie. Ik verwacht dat de site het goed zal gaan doen. Maar juridisch gezien moet er nog wel het een en ander gebeuren. We werken nu met een stichting en de zeggenschap van de verschillende archiefdiensten is niet goed geregeld. In Gelderland experimenteren we op dit moment met het coöperatiemodel. Dat zie ik als een prima optie voor WieWasWie en voor een verdere bundeling van krachten. Lijkt me goed als belangenvereniging BRAIN  hiertoe het voortouw zou nemen!

zondag 4 september 2011

Internationaal Archiefcongres Edinburgh (3)

Niet alleen fusies tussen verenigingen waren onderwerp van gesprek, maar ook die tussen instellingen. De discussiestof daarvoor werd aangedragen door een Canadese collega die inging op de fusie tussen nationaal archief en bibliotheek in Quebec èn die in Canada als geheel. In 2007 werden beide fusies met veel enthousiasme tijdens de rondetafelconferentie van de International Council on Archives in Quebec gepresenteerd door de beide directeuren en ik moet zeggen dat ik hun enthousiasme deelde. Nu kregen we een verhaal te horen van een Canadese archivaris die niets ziet in beide fusies omdat archivarissen en bibliothecarissen heel verschillende professionals zijn, een archief echt iets anders is dan een bibliotheek, maar ook omdat bibliotheken veel meer belangstelling krijgen van publiek en politiek en archieven dientengevolge in een fusie organisatie ondersneeuwen.   Dit zijn wat mij betreft zeker zaken waar je niet aan voorbij moet gaan, maar verder zie ik toch nog steeds uitstekende mogelijkheden voor een beter publieksbereik als bibliotheken en archieven fuseren. Maar wèl op voorwaarde dat beide zich bewegen in hetzelfde historische veld en de juiste professionals worden ingezet, met andere woorden: blijf werken met goed opgeleide archivarissen en bibliothecarissen. Het publiek is hoe dan ook gebaat bij een verenigd aanbod. Ik denk daarbij concreet aan de situatie in Gelderland. Daar bestaan volledig naast elkaar de Gelderland Bibliotheek en het Gelders Archief, die beide heden en verleden van Gelderland bestrijken. Het publiek moet nu gaandeweg een onderzoek regelmatig van studiezaal wisselen. Integratie van functies in een front-office ligt dan in de rede en het is jammer dat vooral financiële belemmeringen dit onmogelijk maken. Belangrijk verschil met Quebec en Canada is in ieder geval dat de fusie daar een politieke keuze was en buiten de professionals om top down tot stand kwam. Zo is de situatie in Arnhem in ieder geval niet, dus wie weet wat de toekomst ons nog zal brengen!

Internationaal Archiefcongres Edinburgh (2)

Tijdens het congres was er ruime aandacht voor onze Brits-Ierse zustervereniging, de Archives & Records Association ARA. Deze vereniging is pas in juni vorig jaar ontstaan als een fusie van de Society of Archivists, de National Council on Archives en de Association of Chief Archivists in Local Government. Dat betekent dat in de nieuwe vereniging niet alleen individuele professionals zijn te vinden uit de voormalige Society, maar ook archiefinstellingen en zelfs verenigingen en stichtingen die de belangen van de gebruikers bevorderen. De fusie is zonder veel discussie tot stand gekomen en met veel enthousiasme ontvangen. ARA verwacht beter dan de drie oude verenigingen de belangen van de sector te kunnen bevorderen. Ik heb tijdens een forumdiscussie de vraag gesteld of ARA niet bang is voor belangentegenstellingen tussen archivarissen en archiefinstellingen. Ik kreeg als antwoord dat daar op dit moment geen sprake van is, maar dat als het zich voordoet het een mooie uitdaging zal zijn die het ARA bestuur graag aangaat. Hetzelfde geldt voor eventuele tegenstellingen tussen bijvoorbeeld genealogen en archiefmanagement. Een heel optimistische, open houding moet ik zeggen. Ik heb uitgelegd hoe we in Nederland werken met KVAN en BRAIN, twee verenigingen die zoveel mogelijk samen optrekken. De Britten vinden die afstand in ieder geval niet nodig. In het licht van de Brits-Ierse ontwikkelingen en denkend aan de structuur van de Duitse vereniging is voor een federatief verband in de toekomst zeker iets te zeggen. Maar voorlopig staat dat niet op het programma, wèl overleg met de SOD om - net als in het Verenigd Koninkrijk - professionals binnen het hele records continuum onder één dak te brengen.

Internationaal Archiefcongres Edinburgh (1)

Afgelopen week nam ik deel aan een congres dat de sectie voor archiefverenigingen van de ICA (SPA) organiseerde samen met de Britse vereniging van archivarissen ARA, met als thema Advocating for Archives and Records, the Impact of the profession in the 21st Century. Een slecht internet bereik leidde ertoe dat ik mijn bevindingen eerst aan het papier moest toevertrouwen en pas nu blog.
Keynote speaker bij de opening woensdag was Arleen Cannata Seed, hoofd van de Bibliotheek en Archieven van de Wereldbank. Zij hield het bekende verhaal over de enorme overload aan informatie waar we mee te maken hebben en stelde zich de vraag hoe hiermee om te gaan als archivaris. Daar over nadenkend, vraag ik me af, of er nu werkelijk sprake is van zo'n enorme overdaad. In hoeveelheid is dat zeker het geval, want als je alles sms-jes zou willen bewaren of als je zoals al gebeurt, een internationaal twitter archief opzet,dan is het leed werkelijk niet te overzien. Dat geldt ook voor websites en hun content. Maar als je onderscheid maakt, en dat zijn we als archivarissen al heel lang gewend, dan is de situatie al heel anders. Daarvan een voorbeeld. Deze zomer nam ik mijn kwartierstaat door en googlede ik enkele avonden op internet om deze staat aan te vullen aan de hand van archiefbronnen maar vooral aan de hand van het genealogisch onderzoek van anderen. Al snel kwam ik er achter dat heel veel sites volstrekt dezelfde informatie bevatten en dus dubbelen. De hoeveelheid relevante informatie blijkt dan beduidend minder omvangrijk. Wel is veel informatie veel beter bereikbaar geworden en is het doen van onderzoek daardoor enorm vergemakkelijkt. Maar meer dan tevoren moet je er de weg in weten anders kan het een hopeloze dwaaltocht worden. We moeten ons niet gek laten maken door de overload, maar enerzijds goede wegwijzers bieden om informatie die er in andere vormen altijd al was goed te ontsluiten en anderzijds vooral veel digitaal materiaal vernietigen of desnoods ontoegankelijk maken. De openingslezing leidde voor mij tot interessante gesprekken met enkele Britten die heel geïnteresseerd bleken in de pivotmethode en daarover complimenten maakten. Ik heb hen uitgelegd dat pivot op de helling gaat en dat in de voorgestelde nieuwe systematiek onder meer trends een belangrijke rol zullen spelen. Daar zetten zij grote vraagtekens bij. Selecteren op grond van trends is, zo merkten zij terecht op, immers heel subjectief. Wel waren we het erover eens dat prioritering op grond van trends heel zinnig is, zo kun je snel inspelen op de wens van de klant.