zaterdag 16 maart 2013

International Council on Archives (3)

Donderdag en vrijdag vergaderde ik met het ICA bestuur, de Executive Board, in het Franse Blois. We waren er te gast bij de archivaris van multinational Saint Gobain Glass. Hij beheert een interessant bedrijfsarchief dat terug gaat tot de oprichting van het bedrijf in 1665.
Ik verwachtte dat de Executive Board van de ICA een moeizaam operende club zou zijn en dat niet alleen vanwege het forse aantal van bijna dertig bestuurders en toehoorders, maar ook omdat het altijd lastig is om belangen wereldwijd met elkaar te verenigen. Toch werd er in deze twee dagen veel bereikt, niet in het minst door de vaardige hand waarmee ICA president Martin Berendse de vergadering leidde.
Belangrijk onderwerp was het economisch moeilijke tij waar ook de ICA mee te maken heeft als gevolg van de teruglopende contributies van archiefinstellingen die zelf met bezuinigingen te maken krijgen. Door versobering en door een focus op een beperkt aantal thema's zal de ICA daaraan naar verwachting het hoofd kunnen bieden. De thema's die Martin Berendse aanreikte zijn open government en open data en goed archiefbeheer/records management als voorwaarde om dit te verwezenlijken. Deze thematiek is ook terug te vinden in de opzet van het aanstaande jaarcongres van de ICA in Brussel (23 en 24 november). Het programma daar zal in het teken staan van Accountability, Transparency and Access to Information. Inmiddels hebben zich meer dan 100 sprekers gemeld en de verwachting is dat in Brussel een goed inhoudelijk programma kan worden geboden. Nu al van harte aanbevolen!

Adjunctdirecteur Young-so Kwon van het Nationaal Archief van Korea was tijdens de bestuursvergadering aanwezig om zijn plannen voor het grote archiefcongres in Seoul in 2016 toe te lichten. Ik heb de indruk dat de Koreanen kosten noch moeite sparen om het tot een succes te brengen. Inhoudelijk zal er nog wel wat gesleuteld moeten worden om een goed programma te kunnen bieden. Daarvoor zullen de Koreanen beter moeten uitleggen wat zij met het congresthema Archieven, Harmonie en Vriendschap bedoelen. Onder een etentje vertelde Young-so Kwon mij dat dit moet worden gezien in de context van het boedhisme, maar na een verhandeling over het stadium van leegte was ik toch nog niet veel wijzer!
Tijdens de vergadering werd van verschillende kanten ingebracht dat de archivaris/records manager veel te bieden heeft, maar dat dit veel te weinig tot de wereld om ons heen doordringt. In dat verband was er kritiek op de afwezigheid van een ICA geluid toen de manuscripten in Timboektoe bedreigt leken. Martin Berendse en ICA secretaris generaal  David Leitch zegden toe alerter te zullen zijn. In ieder geval ligt een reactie voor de hand op de voorgenomen Europese regelgeving over Data Protection, die wel rekening houdt met het recht op vergeten, maar minder met het recht op informatie.

Na afloop van de vergadering sprak ik met de Canadese archivaris Daniel Caron over zijn koerswijziging die de Library & Archives Canada de digitale wereld in moet leiden. Hij deelt mijn visie dat de online studiezaal de toekomst heeft en dat investeren in digitalisering heel belangrijk is. Ik vroeg hem naar de weerstand tegen zijn beleid. Die is er nog steeds, maar de bijzonder fors stijgende virtuele bezoekersaantallen tegenover nog steeds dalende aantallen fysieke bezoekers bevestigen hem in de ingeslagen weg. Wèl geeft hij toe dat het aantal archivarissen in (het management) van zijn organisatie behoorlijk moet groeien.
Vier lange dagen vergaderen kostte energie, maar de ontmoetingen met collega's uit alle windstreken trokken dat weer recht!

woensdag 13 maart 2013

International Council on Archives ICA (2)

Vandaag opnieuw vergaderd met de Programmacommissie. De contacten buiten de vergadering blijven heel interessant. Het is voor het eerst dat ik binnen de ICA een Chinese collega ontmoet die vloeiend engels spreekt. Ze vertelt mij dat er in China geen onderscheid gemaakt wordt tussen lopend, semi statisch en afgesloten archief, althans, als het gaat om de overheidsarchieven die sinds de machtsovername door Mao zijn gevormd. Deze archieven berusten bij de instellingen. De oude historische archieven van de keizers vormen een aparte eenheid. Ik heb haar gevraagd of genealogie net als bij ons een grote vlucht heeft genomen. Die belangstelling groeit nu, maar genealogie was lange tijd niet aan de orde. Vooral families die met de Kuomintang verbonden waren, zwegen of sterker, verdrongen het verleden van hun familie. Zo wist mijn collega uit Beijing ternauwernood nog de naam van haar opa. De historische verhalen die er moeten zijn geweest, werden niet langer doorgegeven. Terwijl tevoren families hun verleden juist koesterden. Maar dat verandert nu er meer vrijheid is en deze chinese archivaris heeft al de eerste stappen gezet om in de archieven informatie over haar familie te vinden.
In de marge van de vergadering spreek ik ook met een collega uit New Orleans, die Cajuns roots heeft. Zij vertelt hoe je uit de archieven kunt aflezen hoe lang de franse taal heeft stand gehouden in
het Amerikaanse Louisiana. Tot in de jaren vijftig vind je daar stukken die in het frans zijn opgesteld.

In de vergadering van de programma commissie komen de aanstaande ICA-jaarcongressen aan de orde. Eerst dat van Brussel, dat in november wordt gehouden; het programma zie er goed uit en voor ons Nederlanders is het heel aardig dat het zo ongeveer om de hoek plaats gaat vinden. Een jaar later zijn we welkom in Girona. Het jaarcongres van 2014 dat daar wordt georganiseerd, heeft een mooi thema: archieven en creatieve industrie. Veel aandacht dus voor ontwikkelaars van digitale producten die archiefmateriaal als bron gebruiken. Het vierjaarlijkse grote ICAcongres zal in 2016 in het Koreaanse Seoul worden gehouden. Het thema dat door de Koreanen is gekozen luidt: Archieven, harmonie en vriendschap. We vrezen dat dit ertoe kan leiden dat problemen die met archieven samenhangen, worden verdoezeld. Gelukkig wijst onze chinese collega er op, dat je archieven ook kunt beschouwen als middel om mensen identiteit te geven en om te werken aan open government; dat kan vrede, harmonie bevorderen. En natuurlijk kan een congres ook de vriendschap tussen professionals uit de hele wereld versterken. Zelf stel ik voor om lastige kwesties die juist obstakels vormen voor harmonie en vriendschap niet uit de weg te gaan, maar deze nadrukkelijk een plaats te geven binnen het congres. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken over archieven die in het ene land berusten, maar die voor de identiteit van het andere land van groot belang zijn.
Tegen de avond reizen we van Parijs naar Blois, voor de vergadering van de Executive Board van de ICA, die morgen, 14 maart, begint en wordt voorgezeten door Martin Berendse. Daar zal het gaan over de hoofdlijnen van het beleid van de ICA.
Nu eerst nog even het nieuws volgen over de nieuwe paus!

dinsdag 12 maart 2013

International Council on Archives ICA

Deze week vergader ik met verschillende ICAclubs Parijs. Vandaag nam ik, als voorzitter van de Section on Associations voor het eerst deel aan de vergadering van de Programmacommissie van deze ngo. Maar dat betekende eerst door een besneeuwde stad wandelen. Treinen rijden hier maar mondjesmaat, vliegverkeer is ontregeld. Onze Canadese collega reageerde daar verbaasd op. Bij ons ligt iedere winter een paar meter sneeuw en daalt de temperatuur ver onder nul...
We vergaderen in het oude Nationaal Archief, in wat ooit de huiskamer was van Jean Fauvier, directeur tot 1994. Heel mooi, alleen in alle opzichten achttiende eeuws met koude gangen en slecht sanitair. Ik ben heel blij met onze nieuwbouw in Arnhem; maar, alhoewel het uitzicht op de Rijn daar mooi is, ik hoef er geen privé etage!
De brochure over onze nieuwbouw doet het goed, ik ben blij me de engelstalige versie!

Ik zit bij de programmacommissie vandaag aan tafel met collega's uit Rusland, Ivoorkust, Groot-Brittannië, Canada, China, Australië, Frankrijk, Zwitserland en Catalonië. De commissie heeft tot taak ervoor te zorgen dat het beleid van de ICA mede met behulp van een budget wordt vertaald in concrete projecten. Maar dat betekende de afgelopen jaren steeds meer laat alle bloemen bloeien. Gelukkig worden we het vandaag al snel eens over het belang van focus. Die komt vooral te liggen bij de digitale ontwikkelingen en open government. Daar voel ik me goed bij thuis! Wel wordt opgemerkt hoe het dan moet met werkgroepen die daarbuiten vallen, zoals de groep die zich met zegels bezighoudt. Ik heb er op gewezen dat een focus niet betekent dat al het andere over boord moet. Bij het Gelders Archief hebben we voor de informatiekant van het vak gekozen en voor digitaal toegankelijk maken, maar dat betekent bijvoorbeeld niet dat de correspondentie van Charlotte Sophie Bentinck diep in de depots moet verdwijnen, in tegendeel. Ik vraag me inmiddels zelfs af of die briefwisseling met de toenmalige hoofdrolspelers in Europa niet op de lijst van het werelderfgoed terecht moet komen.... waar een bezoek aan Parijs al niet goed voor is!
In het kader van de focus van de commissie komen nog heel boeiende noties naar voren. Heel interessant vind ik wat Daniel Caron, de directeur van Library & Archives Canada inbrengt. Hij is begonnen met de acquisitie van wat hij noemt format agnostic materials. Daartoe hebben enkele medewerkers de opdracht aan trendwatching te doen én het nieuws nauwgezet te volgen. Ze richten zich vervolgens niet op de traditionele media, maar op twitter, facebook, internetpagina's en dergelijke om zo de maatschappij te documenteren.
Het was een lange dag, maar wel heel zinvol!