zaterdag 15 februari 2014

Toegangen tot overheidsarchieven desastreus?

In zijn blog van 13 februari trekt Eric Hennekam van leer tegen archiefinstellingen en tegen de overheid in het algemeen. Ten onrechte zouden er miljoenen euro's zijn gestoken in het digitaal toegankelijk maken van archieven en het scannen van die archieven. Volgens Hennekam is dit weggegooid geld omdat deze wijze van toegankelijk maken alleen maar chaos heeft gebracht, terwijl bovendien zonder enig beleid is gedigitaliseerd. Ook zou er dubbel werk zijn verricht en geen rekening zijn gehouden met de wensen van de klant. In een adem noemt Hennekam tenslotte de digitale ontwikkelingen bij de verschillende overheden, die elk met eigen, niet compatibele systemen werken.

Op Erik Hennekams conclusie valt ten aanzien van de archiefwereld het nodige af te dingen. Ik doe dit aan de hand van de ontwikkelingen bij het Gelders Archief. Daar worden al vele jaren archieven ontsloten met een applicatie die door de meeste regionaal historische centra in de provinciale hoofdsteden wordt gebruikt. De toegangen die op onze website verschijnen, zijn ook via www.archieven.nl te vinden,  samen met de toegangen van 80 andere archiefinstellingen. In het verleden werden de toegangen op archieven via de tekstverwerker geproduceerd, uitgeprint en op de studiezaal geplaatst. De tweede en derde stap slaan we al een aantal jaren over, de digitale bestanden zijn alleen via een computer of tablet te raadplegen en dus ook via internet. Hier is geen sprake van verspilling van gemeenschapsgeld, maar van een betere aanwending daarvan lijkt me.
In de studiezaal in ons oude gebouw stonden planken vol fotokopieën van doop-, trouw- en begraafboeken en een fors aantal bakken met microfilms en -fiches; via die weg stelden we onze meest geraadpleegde bestanden beschikbaar. Dat gebeurt in onze nieuwbouw niet meer: alle films en kopieën zijn gedigitaliseerd en de scans vind je op onze website (en ook via archieven.nl). Dat kostte natuurlijk geld, maar daarmee bespaarden we ruimte in onze nieuwbouw.
Het Gelders Archief presenteert de indexen op de akten van de Burgerlijke Stand maar ook die akten zelf op het internet. Kijken we daar naar de kosten, dan zijn die gering. De indexen zijn gemaakt door onze vrijwilligers, de scans om niet beschikbaar gesteld door de Mormonen. Ik zou niet terug willen naar de oude tijden van het sjouwen met tienjarentafels en dikke delen van de Burgerlijke Stand...
Onze foto- en filmcollectie wordt alleen nog in digitale vorm, via de website, beschikbaar gesteld. Daarmee zorgen we allereerst voor een goed behoud van de originelen en maken we deze bestanden waar altijd al veel vraag naar was, op een goede wijze toegankelijk. Over behoud gesproken: de adresboeken van Arnhem, bij gebrek aan een bevolkingsregister een belangrijke bron, dreigen van ellende uit elkaar te vallen. Dan is de keuze voor digitalisering snel gemaakt.
Soms digitaliseren we minder gangbare bestanden op verzoek van een specifieke groep klanten. Dat is bijvoorbeeld gebeurd met de alba amicorum die het Gelders Archief bezit. Daarmee ondersteunen we het onderzoek van studenten en promovendi van de Radboud Universiteit.
 Momenteel doet het Gelders Archief mee aan een landelijk project dat beoogt om de 10% meest geraadpleegde archieven die rijkseigendom zijn te digitaliseren. Opnieuw: dit kost geld, maar levert veel op voor de klant en voor ons archief. Dat laatste brengt me op een meer algemene kwestie.
Het Gelders Archief heeft de focus verlegd naar de website, naar de virtuele studiezaal. Onze klanten zijn online te vinden, daar willen we ze ook bedienen. Dat vraagt een forse investering. Maar het betekent ook een verschuiving. Het bezoekcijfer voor onze studiezaal daalt al jaren en lag vorig jaar op 2.785. Op het internet daarentegen wisten 581.600 bezoekers ons te vinden. Ik heb nog niet uitgerekend wat een fysieke bezoeker ons kost tegenover een internetbezoeker, maar dat de eerste voor ons vele malen duurder is, zal duidelijk zijn. Het web is voor ons de toekomst en daar hoort het virtueel presenteren van onze toegangen bij. Scannen van de bijbehorende originelen gebeurt dan afhankelijk van de vraag.
Natuurlijk kent het verhaal ook schaduwkanten. De wijze waarop het Gelders Archief via de website toegang biedt kan beter, daar is ons tijdens een kwaliteitsonderzoek ook op gewezen. We pakken dat in de loop van dit jaar serieus op.

Terecht wijst Erik Hennekam op het gebrek aan samenwerking. Ik sprak ooit  met een directeur van ingenieursbureau DHV. Die verbaasde zich erover dat de Nederlandse archieven niet als eenheid opereerden. Waarom niet één organisatie, met dependances door het hele land? Dat zou tot een flinke efficiency kunnen leiden. Maar het is inherent aan de bestuurlijke inrichting van ons land dat iedere overheid en overheidslaag eigen keuzen kan maken. Dat is een groot goed, al remt het als het om archieven gaat een efficiënt samen optrekken. Gelukkig zijn er positieve ontwikkelingen. Zo wordt in het convenant dat Rijk en decentrale overheden ten aanzien van archieven hebben afgesloten het belang van een gemeenschappelijke toegang tot archieven nadrukkelijk benoemd en dat niet alleen, er wordt anno 2014 daadwerkelijk aan gewerkt in het programma Archief 2020. Laten we overigens niet vergeten dat via www.archieven.nl die gemeenschappelijkheid er voor de meeste instellingen al is. Tenslotte, het landelijke digitale archiefdepot dat met enkele jaren wordt gerealiseerd, zal tot een flinke efficiency leiden. De deelnemende overheden - en dat zullen er veel zijn - moeten om hun archieven in het e-depot onder te brengen, aan dezelfde standaarden voldoen. Geen uitvinden dus van het wiel meer per overheid meer. Bovendien, als we erin slagen om afgesloten dossiers direct in het e-depot onder te brengen en niet pas na de huidige 20 jaar, dan komt dit de eenvormigheid nog sterker ten goede.

Digitale toegang weggegooid geld zoals Erik Hennekam stelt? Bij het Gelders Archief zie ik het niet en ons verhaal kan ongetwijfeld voor veel collega-instellingen worden gehouden. Gebrek aan samenwerking? Daar valt nog wel een wereld te winnen, maar ik ben daarover positief!

7 opmerkingen:

  1. Deze reactie is verwijderd door de auteur.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Misschien toch nog enkele aanvullingen geven op de blog van Fred van Kan.
    1. Archieven.nl is van een commercieel bedrijf. Bedrijf failliet, dag archieven.nl.
    2. Als ik de zoekmachine op de websites van het Gelders Archief gebruik (bovenin en optie alles aan) en zoek met Bentinck krijg ik 4 resultaten. Als ik zoek met Google (en weer zoekterm Bentinck) alleen op de site het Gelders Archief krijg ik 69.100 resultaten.
    3. Als oud hoofd externe dienstverlening van het RA Nijmegen heb ik 1 jaar lang getracht een samenwerking met de collega's van Gelders Archief van de grond te krijgen. Helaas.
    4. Fusie BRAIN en KVAN mislukt.
    5. Archiefkaart mislukt.
    6. Wiewaswie uiteindelijk bij de archiefdiensten weggehaald na jaren ellende. CBG mocht het puin gaan ruimen.
    7. Archief2020 gaat zeer zeer moeizaam. Ziet er naar uit dat dit ook een mislukking gaat worden.
    7. Schuld aan de bestuurlijke inrichting geven is mij te makkelijk. De wil tot samenwerken (ook regionaal), die los staat van die inrichting, ontbreekt al vele jaren. Iedereen zijn eigen toko. Overigens geef ik in de conclusie aan dat er wettelijk bepalingen moeten komen voor gedwongen samenwerking.
    8. Erik = Eric
    etc.

    Let op: het stuk heb ik geschreven omdat ik vertegenwoordiger van de Nederlandse journalistiek was bij een vergadering van de Raad voor Cultuur. Bezig met toekomst beleid. Het is dus geschreven vanuit de gebruikers.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Eric, wat een zwartgallig verhaal.
    De mislukking van de archiefkaart is al tien jaar geleden.
    Archief2020 is nog in volle gang en erg merkbaar. Of het mislukt, zullen we zien.
    Archieven.nl is inderdaad van een private partij. Nou en? Zaken die kwaliteit hebben gaan niet snel failliet. Het portal wordt in goed overleg met alle participanten uitgebouwd.
    Dat verhaal van Bentinck klopt niet. Bij het Gelders Archief vind je 143 toegangen, met waarschijnlijk die 69.100 hits. Dat noem je vinden in de context. Niet alle hits afzonderlijk, zoals bij Google, maar gebundeld per archieftoegang of zoekingang. Doe dat maar af als verkwisten van geld.
    Eric, niet alles is goed in de archiefwereld, maar om nou alles als negatief te beoordelen gaat mij te ver.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Het is geen zwartgallig verhaal, het is een beschrijving van de huidige situatie waar journalisten (maar ook vele andere onderzoekers) elke dag mee te maken hebben hebben. En die vertegenwoordigde ik in de Raad voor Cultuur. Verder snij ik in eigen ZZP vlees met de blog, want de honderden opdrachten die ik jaarlijks krijg zou ik nooit krijgen als het niet zo'n puinhoop was.

    Overigens zeer begrijpelijke reactie van Erik de Ree, eigenaar van het bedrijf dat Archieven.nl runt. Hij leeft, en gelijk heeft hij, van de huidige situatie. Zijn concurrent die een soortgelijke site had heeft deze uit de lucht moeten halen. Daar deden 43 archiefinstellingen aan mee.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Deze zin begrijp ik even niet, vraagt nadere uitleg:
    De indexen zijn gemaakt door onze vrijwilligers, de scans om niet beschikbaar gesteld door de Mormonen.
    mvg.Rien

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. De akten van de Burgerlijke Stand zijn door een groot aantal vrijwilligers ontsloten, de scans van de akten zijn door de Mormonen gemaakt van de microfilms die zij vele jaren geleden opnamen.

      Verwijderen
  6. Geachte heer Van Kan, in uw blog-post van 15-02-2014 schreef u, in het kader van digitalisering i.h.a., over de collectie adresboeken van Arnhem (die, meen ik, tot nu toe op microfiches te lezen zijn). Gaat het daarbij inderdaad om een nu lopend digitaliseringsproject? En zoja, weet u misschien al wanneer het resultaat via internet te raadplegen zal zijn? Bij voorbaat dank voor uw reactie, met vriendelijke groet, Dimitri Vlas

    BeantwoordenVerwijderen